議事録の書き方｜会話形式で簡単に作成するコツと具体例
議事録を任せたけれど、人によって内容やまとめ方はバラバタで、誰が話してたいた内容かうまく整理できず時間がかかってしまうという経験はありませんか。議事録作成が苦手な人は少なくありません。
特に、会議内容を要約しながら整理する作業は想像以上に難しく、発言を全部書くべきなのか、どこを削るべきなのかという問題で作成が進まないことも多いです。
そのときに役立つのが、発言をベースに整理していく「会話形式」の議事録です。通常の要約型よりも流れを追いやすく、初心者でも比較的取り組みやすい方法として活用されています。
この記事では、議事録作成が難しいと感じる理由を整理したうえで、会話形式の議事録の書き方や具体例をわかりやすく解説します。記事を読み終える頃には、自分なりに議事録をまとめられるようになるはずです。
目次
1.議事録作成が難しいと感じる理由
2.会話形式の議事録とは？初心者に向いている理由
3. 3ステップ！会話形式の議事録の書き方
4.会話形式の議事録の具体例【テンプレ付き】
5.会話形式の議事録の注意点と限界
6.まとめ
議事録作成が難しいと感じる理由
議事録作成に苦手意識を持つ人は少なくありません。特に初心者の場合、何を記録すべきかがわからず、結果として時間がかかったり、内容がまとまらなかったりしやすくなります。まずは、議事録作成が難しいと感じる主な理由を整理します。
何を書けばよいのか判断できない
議事録作成で最初につまずきやすいのが、どの発言を残せばよいのかわからないという点です。
会議ではさまざまな意見や雑談が飛び交うため、すべてを書こうとすると情報量が多くなりすぎてしまいます。一方で、内容を削りすぎると重要な発言が抜け落ちてしまうこともあります。
特に慣れていないうちは、結論だけを書けばよいのか、途中の議論も必要なのかの判断が難しく、手が止まってしまいがちです。その結果、会議中のメモが中途半端になり、あとから内容を思い出せなくなるケースも少なくありません。
要約と整理を同時に求められる
議事録では、会話をそのまま書き写すだけではなく、読みやすい形に整理する力も求められます。
例えば、複数人の発言を時系列で整理したり、重複する内容をまとめたりしなければなりません。会議を聞きながらリアルタイムでそれらを行うのは、想像以上に負担の大きい作業です。
また、発言内容を短く要約しようとして意味が変わってしまうこともあります。簡潔にまとめることと正確に記録することの両立は難しく、議事録作成の苦手意識につながることも多いです。
会議の目的が曖昧
そもそも会議自体の目的が曖昧な場合、議事録もまとめにくくなります。
例えば、情報共有が目的なのか、意思決定をする場なのかがはっきりしていないと、何を重点的に記録すべきか判断しづらくなるためです。
会議の着地点が見えないまま話が進むと、議論が広がりすぎてしまい、議事録にもまとまりがなくなります。結果として、何となく議論の大枠をまとめただけの状態になってしまうケースも珍しくありません。
こうした状況では、最初から完璧に要約しようとするよりも、まずは会話の流れを整理しやすい形式で残すことが大切です。
会話形式の議事録とは？初心者に向いている理由
議事録の書き方にはさまざまな種類がありますが、初心者でも取り組みやすい方法の1つが「会話形式」です。
ここでは、会話形式の基本と、初心者に向いている理由を説明します。
会話形式の議事録の基本
会話形式の議事録とは、誰が何を発言したのかを会話の流れに沿って記録する書き方です。
例えば、
Aさん：来月までに資料を修正します
Bさん：修正版を確認後、顧客へ共有します
といった形で、発言者ごとに内容を整理していきます。
一般的な要約型の議事録では、会議内容を簡潔にまとめる力が求められます。
一方、会話形式では発言をベースに整理するため、会議中の流れをそのまま残しやすい点が特徴です。
発言がベースだから迷わない
会話形式の大きなメリットは、まず発言を書けばよいというとっつきやすさです。
通常の議事録では、会議を聞きながら重要な部分だけを抜き出して要約する必要があります。
しかし、慣れていないうちは、どこを削るべきか判断するだけでも難しく感じるでしょう。
一方で会話形式であれば、発言内容を基に整理していけばよいため、最初から高度な要約力を求められません。
会議中にメモを取りやすく、何を書けばいいのか分からないという状態になりにくいのも特徴です。
初心者でも再現しやすい
会話形式の議事録は、書き方のルールが比較的シンプルなため、初心者でも再現しやすい方法です。
基本的には、発言者と内容をセットで記録していけば形になるため、経験が少なくても形になりやすい特徴があります。
さらに、あとから見返した際にも、誰がどの発言をしたのかが分かりやすいため、確認や共有がしやすくなります。
もちろん、会話をそのまま書きすぎると読みにくくなる場合もありますが、
まずは会議内容を漏れなく残すという意味では、初心者に適した書き方といえるでしょう。
3ステップ！会話形式の議事録の書き方
会話形式の議事録は、ポイントを押さえれば難しいものではありません。
ここでは、会話形式の議事録を作成する際の基本的な3つのステップを紹介します。
発言をそのまま書き出す
まずは、会議中の発言をできるだけそのまま書き出していきましょう。
最初から内容をきれいにまとめようとすると、これは必要か、もっと短くできないかと考え込んでしまい、メモが止まりやすくなります。特に慣れないうちは、要約よりも記録を優先するのをおすすめします。
例えば、来週までに資料を修正します、一度デザイン案を共有します、といった発言はそのまま残して問題ありません。多少文章が長くなっても、まずは会議内容を漏れなく記録することが重要です。
話者と流れを整理する
発言を書き出したあとは、誰が何を話したのかを整理していきます。
会議中のメモは断片的になりやすいため、そのままではあとから読みにくい状態になっていることも少なくありません。そこで、発言者ごとに並べ直したり、話題ごとに区切ったりして、流れが分かる形に整えていきます。
例えば、
Aさん：来週までに資料を修正します
Bさん：修正版を確認後、顧客へ共有します
というように、発言者を明記するだけでもあとから理解しやすくなります。
また、会議では途中で話題が変わることも多いため、進捗確認、今後の対応など、テーマごとに簡単な区切りを入れるのも効果的です。
この段階では、文章をきれいにすることよりも、あとから読んで会議の流れが理解できるかを意識すると整理しやすくなります。
不要な表現だけを整える
最後に、読みづらさにつながる不要な表現だけを整理します。
会話をそのまま残すと、「えっと、たぶん、そのあたりで」といった口語表現が多くなり、
文章が読みにくくなる場合があります。こうした部分を軽く整えるだけでも、議事録としての見やすさは大きく変わります。
ただし、この段階で内容を大幅に要約しすぎる必要はありません。発言の意図が変わってしまうと、認識違いや確認漏れにつながる可能性があるためです。
例えば、「たぶん来週くらいまでにはできると思います」という発言であれば、
「来週までに対応予定」程度に整えるだけでも十分読みやすくなります。
また、同じ内容が繰り返されている場合は、一部を省略して簡潔にまとめても問題ありません。
重要なのは、会議の内容を正しく残しつつ、あとから確認しやすい形にすることです。
会話形式の議事録の具体例【テンプレ付き】
会話形式の議事録は、少し整理の仕方を変えるだけで読みやすさが大きく変わります。ここでは、読みにくい例と整理された例を比較しながら、実際の書き方を紹介します。
NG例: 読みにくい議事録
会話形式の議事録でありがちなのが、発言をただ並べただけの状態になってしまうケースです。
例えば、以下のような書き方です。
Aさん：来週までに資料を作ります
Bさん：わかりました、終わったら見せてください
Aさん：デザインどうしますか
Cさん：まだ決まってません
Bさん：顧客確認必要ですよね
Aさん：そうですね、そのあとにどう進めるか決めますね
この形だと、誰が何を決めたのか分かりにくく、あとから見返しても会議の目的や結論が把握しづらくなります。
また、話題の切り替わりも見えにくいため、情報量が増えるほど読みづらくなってしまいます。
OK例: 整理された会話形式の例
一方で、話題ごとに整理し、必要な情報を補足すると読みやすくなります。
▼資料作成について
Aさん：来週までに提案資料を作成します
Bさん：完成後に内容を確認します
▼デザイン確認について
Cさん：デザイン案はまだ未確定です
Aさん：顧客への確認後に方向性を決定します
このように、テーマごとに区切りを入れるだけでも内容を理解しやすくなります。
また、提案資料、顧客確認など、発言内容を少しだけ補足することで、あとから読み返した際にも状況を把握しやすくなります。
会話形式は発言を残しやすい一方で、そのまま書き並べるだけでは読みにくくなることがあります。最低限の整理を加えることが、分かりやすい議事録を作るポイントです。
すぐに使えるテンプレート
会話形式の議事録は、テンプレートを用意しておくとスムーズに作成できます。
以下のような形でまとめると、初心者でも整理しやすくなります。
▼概要
会議日時:
場所:
出席者:
発言者: Aさん
議題: 何について議論したのかを書く
結論: 今回の会議で決定したことを書く
課題: 今後の検討事項について書く
▼内容
Aさん:
Bさん:
Cさん:
▼次回対応
まずはこのようなテンプレートに沿って整理することが大切です。
会話形式の議事録の注意点と限界
会話形式の議事録は、初心者でも取り組みやすい便利な方法です。
ただし、発言をベースに記録していく特徴があるため、状況によっては読みにくさや整理不足につながることもあります。
使いやすい形式だからこそ、あらかじめ注意点も理解しておくことが大切です。
結論がわかりづらい
会話形式の議事録は、会議の流れを残しやすい一方で結論が埋もれやすい傾向があります。
特に、発言を時系列でそのまま並べているだけの場合、最終的に何が決まったのかが見えにくくなりがちです。会議に参加していない人が読むと、途中の議論ばかりが目に入り、重要な決定事項を把握しづらくなることもあります。
そのため、会話形式を使う場合でも、決定事項や担当者、期限などは別で整理しておくことが重要です。
情報量が増えて読みづらい
会話形式では発言内容を残しやすい反面、文章量が多くなりやすい点にも注意が必要です。
特に長時間の会議では、発言を細かく記録していくうちに、議事録全体がかなり長くなる場合もあります。結果として、あとから必要な情報を探しづらくなってしまうことも少なくありません。
そのため、会話形式を使う場合でも、話題ごとに区切りを入れる、重複表現を減らす、といった最低限の整理は必要です。読みやすさを意識して調整するだけでも、議事録の使いやすさは大きく変わります。
手作業だと限界を感じやすい
会話形式は比較的取り組みやすい方法ですが、会議の回数や人数が増えると、それぞれの発言をメモに取るだけでも大きな労力が必要です。
最近では、録音データの文字起こしや要約を補助するAIツールを活用しながら、議事録作成を効率化する企業も増えています。
手作業だけで完璧に対応しようとすると負担が大きくなりやすいため、必要に応じてAIツールを活用する視点も重要です。
まとめ
議事録作成が難しいと感じる背景には、何を書けばよいのか判断できないことや、要約と整理を同時に求められる負担があります。
特に、初心者の場合は、会議内容をきれいにまとめようとするほど、うまく作成ができなくなってしまいます。
そのような場面で役立つのが、会話形式の議事録です。
発言をベースに記録していくため、会議の流れを追いやすく、何を書けばよいのか迷いにくい特徴があります。
一方で、発言をそのまま並べるだけでは、結論が見えにくくなったり、情報量が増えすぎたりすることもあります。そのため、話題ごとに整理する、不要な表現を整えるなど、最低限の工夫を加えることが大切です。また、AIツールに頼ることも必要です。
最初から完璧な議事録を目指す必要はありません。まずは会話形式で会議内容を整理し、少しずつ自分なりのまとめ方を身につけていきましょう。