AIファシリテーションのツールとは？種類や選び方を解説

AIを活用して会議を効率化したいものの、生成AIや議事録ツールなど、どのツールを使えばよいのか迷っている方もいるのではないでしょうか。会議の記録や要約だけでなく、議論の整理や進行までAIに任せたい場合は、ツールの選び方が重要になります。 

ファシリテーションに使えるAIツールには様々な種類があります。ただし、それぞれ得意とする領域が異なるため、導入する目的を明確にしなければ十分に活用できない可能性があります。 

この記事では、株式会社トラフォースが提供するAIファシリテーションツール「AI ファシリ」について、代表的な会議効率化ツールとの違いなどを交えて、特徴を整理し、それぞれの違いや選び方を解説します。

読み終わる頃には、弊社が目指す新たな会議効率化AIの世界に感動されることでしょう。

※「AI ファシリ^®️」は、株式会社トライフォースの商標です。

AIファシリテーションに使える会議効率化AIツールとは

AIファシリテーションには、弊社が提供するAIファシリテーションツール「AI ファシリ」のような特定の専用ツールだけでなく、普段から利用している生成AIや会議関連ツールでも近い機能が搭載されています。

ツールによって得意なことが異なるため、まずは会議効率化に使用できる代表的な4種類についてご紹介します。

汎用生成AI「ChatGPT」「Gemini」

ChatGPTやGeminiなどの汎用生成AIは、会議の準備や議論の整理を支援するツールとして活用できます。例えば、会議の目的や参加者、議題などを入力してアジェンダの作成を依頼したり、議論が行き詰まったときの論点や質問を考えてもらったりすることが可能です。 

会議後には、議事録の要約や決定事項の整理、次回に向けた課題の洗い出しにも利用できます。特別なツールを導入しなくても始めやすい点がメリットです。 

AI議事録・会議アシスタントツール「Notta」

AI議事録・会議アシスタントツールは、会議中の発言を記録し、文字起こしや要約、議事録作成などを支援するツールです。人がメモを取り続ける必要がなくなるため、参加者が議論に集中しやすくなります。 

ツールによっては、会議中の発言をリアルタイムで確認したり、決定事項やタスクを抽出したりできるものもあります。会議終了後の情報整理まで効率化できる点も特徴です。 

オンラインホワイトボードツール「Miro」「Canva」「Figma」

オンラインホワイトボードツールは、参加者のアイデアや意見を画面上に集め、整理・可視化するために使われます。ブレインストーミングやワークショップなど、複数人で意見を出し合う場面と相性のよいツールです。

AI機能を搭載したサービスでは、集めたアイデアの分類や要約、関連する内容の整理などを支援できる場合があります。発言だけでは把握しにくい意見の全体像を可視化し、議論を深めるきっかけを作れる点がメリットです。

弊社が提供するAIファシリテーションツール「AIファシリ」

AIファシリは、AIを活用して会議の準備から進行、会議後の整理までを一気通貫で支援するツールです。他のツールと違い、別々のサービスを組み合わせずとも、ファシリテーションに必要な複数の工程をまとめて支援できる点に特徴があります。 

例えば、会議前にはAIとの対話を通じて会議のゴールやアジェンダを整理し、意思決定につながる進行を設計できます。会議中は、事前に設定した議題や進行計画を基準に発言や時間、論点を捉え、議論が大きく脱線した際には軌道修正を促します。 

さらに会議後には、発言内容から議事録やタスクを整理し、担当者や期限を明確にすることも可能です。

このように、会議の一部分ではなく、会議全体のファシリテーションを支援したい場合に適した選択肢といえます。

AIファシリと他の会議効率化AIツールの違い

AIファシリテーションに使えるツールは複数ありますが、AIに任せられる範囲はそれぞれ異なります。生成AIやAI議事録ツールは特定の作業を効率化するのに向いている一方、AIファシリは、会議全体の流れを捉えて支援する点が特徴です。 

生成AIはファシリテーターの作業を支援する

ChatGPTなどの生成AIは、ファシリテーターが行う作業を効率化するために活用できます。例えば、会議の目的や参加者、議題などを入力すれば、アジェンダの作成や議論の進め方、参加者に投げかける質問の案などを考えてもらえます。

ただし、汎用生成AIをファシリテーションに利用する場合、基本的には人が必要な情報を入力し、その出力を確認しながら使うことになります。会議中の発言や時間の経過をAIが自動で把握し、状況に応じて介入する仕組みとは異なります。

そのため、生成AIはファシリテーターの判断や作業を補助するツールとして捉えると分かりやすいでしょう。

AI議事録ツールは記録・整理に強い

AI議事録ツールは、会議中の発言を文字起こしし、その内容を要約・整理する用途に強みがあります。従来は参加者がメモを取りながら議論する必要がありましたが、AIに記録を任せることで、会話そのものに集中しやすくなります。

ツールによっては、会議終了後に要点をまとめたり、決定事項やタスクを抽出したりすることも可能です。議事録の作成にかかる時間を減らせるほか、会議に参加できなかった人への情報共有にも活用できます。

弊社の「AI ファシリ」は会議の進行を総合的に支援できる

株式会社トライフォースが提供するAI ファシリテーションツール「AIファシリ」は、生成AIやAI議事録ツールのように、ファシリテーターの作業の一部を補助するだけではありません。AIをファシリテーションの役割に組み込み、会議を目的に沿って進めるための支援を行う点に特徴があります。

ファシリテーターには、会議の目的やゴールを整理したうえで進行を設計し、議論の状況を把握しながら必要に応じて軌道修正することが求められます。さらに、会議後には決定事項や次のアクションを整理し、議論を実際の行動につなげることも重要です。

AIファシリは、こうしたファシリテーションに関わる一連の役割をAIによって支援するためのツールです。単一の作業を効率化するのではなく、会議をよりよい意思決定につなげるためのファシリテーションを支援することが、他のAIツールとの大きな違いといえます。

弊社の「AI ファシリ」でできること

弊社が提供するAIファシリテーションツール「AIファシリ」は、会議中の発言を記録するだけでなく、会議前の準備から進行、終了後の整理まで幅広く活用できます。ここでは、会議の各段階でどのように業務を効率化できるのかを説明します。

会議前の準備を効率化する

会議を有意義なものにするには、開催前に目的やゴールを明確にし、参加者が何を話し合うのかを整理しておくことが重要です。AIファシリでは、担当者がAIと対話しながら会議の目的や議題を整理し、意思決定に向けた進行を設計できます。

単にアジェンダを列挙するのではなく、会議で何を決めるのかを明確にしておくことで、参加者が同じゴールを見据えて議論を始めやすくなります。事前に必要な情報を共有しておけば、会議中の説明や認識合わせにかかる時間を抑えることも可能です。

また、ファシリテーションの経験が浅い担当者でも、AIとの対話を通じて会議の進め方を整理できるため、準備の属人化を抑えることにもつながります。

会議中の議論を整理・進行する

会議が始まった後は、AIファシリが事前に設定した議題や進行計画を基準に、発言内容や時間、論点をリアルタイムで把握します。議題からの逸脱を検知し、必要なタイミングで軌道修正を促すことで、話が本来の目的から離れていくことを防ぎます。

また、発言内容をリアルタイムで文字起こしし、要約・構造化して表示することで、会議中の情報を参加者間で共有しやすくします。途中から参加した人や遅れて参加した人も、それまでの議論を把握しやすくなるでしょう。

時間や論点を意識しながら進行を支援できるため、会議の脱線や時間超過が常態化している場合にも活用できます。人が議論そのものに集中しながら、AIに進行状況の把握を支援してもらえる点が特徴です。

会議後の振り返りにつなげる

会議終了後は、AIが発言内容を要約・整理し、議事録の作成を支援します。担当者が内容を確認して承認することで、あらかじめ設定した対象者への共有やタスクの割り当てまでつなげられます。

特に、決定事項だけでなく担当者や期限まで明確にしておくことは、会議後のタスクを確実に進めるうえで重要です。AIによって情報を整理しておけば、担当者が議事録を一から作成したり、会議内容をもとにタスクを整理したりする負担を抑えられます。

さらに、議事録やタスクの進捗などのデータをもとに会議のパフォーマンスを可視化できれば、会議そのものを継続的に見直すことも可能です。会議を開催して終わりにするのではなく、次の会議や組織運営の改善につなげられます。

最大の強みは、会議の品質を評価できる

AI ファシリの大きな特徴は、会議を記録したり進行を支援したりするだけではなく、その会議が実際にどの程度、意思決定できたのかを評価し、改善に繋げられることです。

一般的な議事録作成AIでは、「会議で何が話されたかのか」を記録・整理することが中心となります。一方、AI ファシリでは、会議の目的やゴール、議題、時間配分、議論の進み方などをもとに、会議そのものの品質を振り返ることができます。

会議支援AIツールの選び方

AIファシリテーションに使えるツールは、それぞれ得意とする領域や搭載されている機能が異なります。導入後に期待した効果を得るためには、単に多機能なツールを選ぶのではなく、自社の会議で解決したい課題に合っているかを確認することが大切です。 

AIに任せたい範囲で選ぶ

まずは、AIを使って何を効率化したいのかを明確にしましょう。たとえば、会議の準備だけを効率化したい場合は生成AI、発言の文字起こしや議事録作成を自動化したい場合はAI議事録ツールが候補になります。

一方、会議中の議論の整理や進行までAIに支援してもらいたい場合は、弊社のAIファシリが選択肢になります。さらに、会議後のタスク整理や会議そのものの振り返りまで一連の流れで効率化したい場合にも適しています。

「AIを導入すること」自体を目的にするのではなく、現在どの業務に時間がかかっているのかを洗い出してから、必要なツールを選ぶことがポイントです。

必要な機能が備わっているか確認する

目的を明確にしたら、必要な機能が搭載されているかを確認します。AIファシリでは、会議前の準備、会議中の議論整理、会議後の議事録作成など、段階によって必要な機能が変わります。

例えば、会議中の支援を重視するなら、発言のリアルタイムな文字起こしや論点の整理、議題からの逸脱を検知する機能などがあるかを確認しましょう。会議後の業務まで効率化したい場合は、議事録の作成だけでなく、決定事項やタスクの整理、担当者への共有などに対応しているかも確認しておくと安心です。

必要以上に多機能なツールを選ぶより、自社の会議で実際に使う機能がそろっているかを基準に比較すると、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

既存の会議ツールと連携できるか確認する

現在利用しているWeb会議ツールや社内システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。AIツール単体では便利でも、既存の環境と組み合わせにくければ、かえって担当者の作業が増える可能性があります。

例えば、普段利用しているWeb会議システムからスムーズにAIを利用できるか、会議の記録やタスクを既存の業務フローに組み込めるかなどを確認しましょう。ツールによって対応しているサービスや連携方法は異なるため、導入前に仕様を確認することが大切です。

特に複数のツールを併用している企業では、AIファシリテーションだけでなく、現在の会議運営をどこまで一つの流れにまとめられるかという視点も持っておくとよいでしょう。

セキュリティやデータの取り扱いを確認する

社内会議では、業務上の機密情報や個人情報などを扱うことがあります。そのため、AIファシリテーションツールを選ぶ際は、機能や使いやすさだけでなく、入力した情報がどのように扱われるのかも確認しましょう。

具体的には、会議データの保存場所や保存期間、第三者への提供の有無、AIの学習に利用されるかどうかなどを確認することが重要です。サービスによってデータの取り扱い方針は異なるため、公式サイトの利用規約やプライバシーポリシーなどを事前に確認しておきましょう。

まとめ

AIファシリテーションには、汎用生成AIやAI議事録・会議アシスタントツール、オンラインホワイトボードなど、さまざまなツールを活用できます。それぞれ得意とする領域が異なるため、会議の準備や記録など、効率化したい業務に合わせて選ぶことが大切です。

なかでも弊社のAO ファシリテーションツール「AIファシリ」は、会議前の準備から会議中の議論の整理・進行、会議後の議事録やタスク整理まで、ファシリテーションに関わる一連の業務を支援できます。会議の脱線や時間超過、決定事項の曖昧さといった課題の解消にもつながるでしょう。

AIファシリテーションツールを選ぶ際は、AIに任せたい範囲や必要な機能を明確にしたうえで、既存の会議ツールとの連携性やセキュリティ、データの取り扱いも確認することが重要です。自社の会議で抱えている課題を整理し、目的に合ったツールを導入しましょう。