会議のルールとは？効率化につながる決め方と具体例

会議の時間が長い、話が脱線する、発言する人がいつも同じなど、会議の進め方に悩んでいないでしょうか。こうした問題は、参加者の能力だけでなく、会議を進めるためのルールが決まっていないことも原因の一つです。ルールが曖昧なままだと、進行役の経験や力量に左右され、会議の質が安定しません。

この記事では、会議にルールを設けるメリットをはじめ、目的や時間、役割などについて決めておきたい基本ルールを紹介します。さらに、発言しやすい場をつくるグランドルールや、心理的安全性を意識したルール、AIを活用した運用の効率化についても解説します。

記事を読み終える頃には、自社の会議で起きている問題を整理し、必要なルールを設定して、参加者の誰もがスムーズに会議を進められる状態を目指せるでしょう。

会議にルールを設けるメリット

会議のルールを決めておくと、参加者が共通の基準に沿って進行できるため、会議の質を安定させやすくなります。ここでは、会議にルールを設ける主なメリットを3つ紹介します。 

会議の目的やゴールを共有しやすくなる

会議を始める前に、何のために集まり、終了時にどのような状態を目指すのかをルールとして定めておくと、参加者の認識を揃えやすくなります。目的が曖昧なまま話し合いを始めると、情報共有だけで終わったり、本来の議題から話が逸れたりすることもあります。

例えば、会議の冒頭で目的とゴールを確認することを共通ルールにしておけば、参加者は議論の方向性を意識しながら発言できます。単に意見を出し合うのではなく、最終的に何を決めるのかまで共有しておくことがポイントです。

また、目的やゴールをアジェンダに記載して事前に共有しておけば、参加者が必要な情報を準備したうえで会議に参加できます。限られた時間を有効に使うためにも、会議の目的とゴールを明確にすることが重要です。

会議の進行を属人化させにくくなる

会議の進め方が担当者の経験や能力に委ねられていると、進行役が変わるたびに会議の進め方や質が変わってしまいます。特定の人がいないと会議がうまく進まない状態は、組織として見ても望ましくありません。

そこで、流れをルール化しておきます。基本的な進行手順が決まっていれば、経験の浅い担当者でも会議を進めやすくなります。

さらに、司会進行や議事録作成、時間管理などの役割もあらかじめ決めておくと、一人に負担が集中することを防げます。会議を個人のスキルに依存させず、組織の仕組みとして運用しやすくなる点がメリットです。

発言しやすい環境をつくれる

会議では、役職や立場によって発言のしやすさに差が生じることがあります。上司の意見に周囲が合わせてしまったり、反対意見を出しにくかったりすると、せっかく複数人で集まっても議論が深まりません。

こうした状況を防ぐには、発言を途中で遮らない、相手の意見を頭ごなしに否定しないなど、参加者が守るルールを決めておくことが有効です。意見の内容について反対する場合も、理由や代案を示すことまでルールに含めれば、建設的な議論につながります。

また、参加者全員が発言する機会を設ける方法もあります。誰でも意見を出せる環境を整えることで、立場に関係なく考えを共有しやすくなり、会議で見落とされていた課題や新たなアイデアの発見にもつながります。

会議で決めておきたい基本ルール7選

会議を効率よく進めるには、参加者がその場で判断するのではなく、あらかじめ基本的なルールを決めておくことが大切です。ここでは、取り入れやすい7つのルールを紹介します。 

①会議の目的とゴールを明確にする

会議を設定するときは、何のために集まるのか、終了時にどのような状態を目指すのかを明確にしましょう。情報共有なのか、課題について意見を出し合うのか、何らかの意思決定をするのかによって、必要な参加者や進め方も変わります。

例えば、新商品の企画会議であればアイデアを出すだけでなく、次回までに検討する案を3つに絞るなど、具体的なゴールを設定します。目的とゴールを参加者に共有しておけば、議題から外れた話題が出た際にも、本来の目的に沿って軌道修正しやすくなります。

②アジェンダや必要な資料を事前に共有する

会議の直前まで議題や資料が分からない状態では、参加者がその場で内容を理解することに時間を使ってしまいます。そこで、会議の日時だけでなく、アジェンダや関連資料を事前に共有することをルールにしておきましょう。

アジェンダには、議題だけでなく、各議題にかける時間や検討したいポイントなども記載すると、参加者が準備しやすくなります。意思決定が必要な議題であれば、判断材料となる資料もあわせて共有します。

事前準備を習慣化することで、会議中は資料の読み合わせではなく、意見交換や意思決定に時間を使いやすくなります。

③開始・終了時間を決めて時間を守る

会議の開始時刻と終了時刻をあらかじめ決め、原則として時間内に終えることも重要なルールです。終了時間が決まっていなければ、議論が長引きやすく、その後の業務にも影響します。

特に複数の議題を扱う場合は、議題ごとの時間配分をアジェンダに設定しておくと、特定のテーマだけに時間を使いすぎることを防げます。終了が近づいたら、まだ議論が必要な事項と、その場で決定できる事項を整理するのも有効です。

④参加者それぞれの役割を決める

会議では、司会進行や議事録作成、時間管理などの役割を事前に決めておきます。誰が何を担当するのか曖昧なままだと、進行に必要な作業が一部の人に集中したり、重要な内容の記録が漏れたりする可能性があります。

例えば、ファシリテーターは議論の進行、タイムキーパーは時間管理、書記は決定事項や発言内容の記録を担当します。役割を明確にしておけば、それぞれが自分の担当に集中できるでしょう。

⑤発言するときは結論や要点を意識する

会議では限られた時間の中で多くの意見を交わすため、発言する際は結論や要点を先に伝えることをルールにするのも一つの方法です。前置きが長くなると、何を伝えたいのか分かりにくくなり、議論にも時間がかかります。

例えば、最初に「私はA案を推奨します」と結論を示し、その後に理由や根拠を説明すれば、聞き手も内容を把握しやすくなります。必要以上に発言を短くすることが目的ではなく、相手が理解しやすい順序で伝えることがポイントです。

⑥決定事項と次のアクションを明確にする

会議の最後には、何が決まったのか、誰がいつまでに何をするのかを確認することをルールにします。話し合いを終えただけでは、参加者がそれぞれ異なる認識を持ったまま会議を終えてしまう可能性があります。

特に重要なのが、担当者と期限を明確にすることです。「資料を確認する」ではなく、「〇〇さんが金曜日までに資料を確認する」のように、具体的な行動に落とし込みます。

あわせて、結論が出なかった議題についても、継続して検討するのか、追加の情報を集めるのかを決めておくとよいでしょう。会議で決めたことを次の業務につなげるためにも、終了前の確認を習慣化することが大切です。

⑦会議後に内容を振り返り、ルールを見直す

一度決めたルールをそのまま使い続けるのではなく、会議後に運用を振り返ることも重要です。実際に会議を行うと、時間配分が合わない、資料の共有が遅い、特定の人に発言が集中するといった新たな課題が見つかることがあります。

そこで、会議終了後に時間内に終わったか、目的に沿った議論ができたか、決定事項や担当者を明確にできたかなどを確認します。必要であればルールを変更し、次回の会議で試してみましょう。

会議の種類や参加者によって適したルールは異なります。最初から細かく決めすぎるのではなく、実際の課題に合わせて少しずつ改善することが、ルールを定着させるポイントです。

グランドルールで発言しやすい会議をつくる

会議を円滑に進めるために役立つのが、参加者全員で共有するグランドルールです。あらかじめ議論の姿勢や発言時の約束事を決めておけば、立場に関係なく意見を出しやすい環境を整えられます。 

グランドルールとは？会議のルールとの違い

グランドルールとは、会議やワークショップなどに参加するメンバーが、議論を進める上で守る共通の約束事を指します。会議の開始時間や終了時間、役割分担といった運営上のルールに対して、グランドルールは発言や意見交換の仕方など、参加者同士のコミュニケーションに関する内容が中心です。

例えば、発言者の話を途中で遮らない、立場に関係なく意見を出す、相手の意見を聞いてから自分の考えを述べるといったルールが挙げられます。会議の目的や参加者に合わせて内容を決め、最初に全員で確認しておくことがポイントです。

「否定しない」だけではなく代案や理由を示す

発言しやすい会議をつくるために、相手の意見を頭ごなしに否定しないことは重要です。ただし、否定しないことを意識しすぎると、異なる意見や懸念点まで言いにくくなり、議論が深まらない可能性があります。

そこで、意見に反対するときは、理由や代案をあわせて伝えることをルールにする方法があります。例えば「その案は難しい」とだけ伝えるのではなく、「予算面で難しいため、まずは対象を絞って試してみてはどうでしょうか」と伝えれば、相手の意見を尊重しながら議論を前に進められます。

心理的安全性を意識して意見を出せる環境をつくる

会議で活発な議論を行うには、参加者がこんなことを言ったら否定されるかもしれないと過度に心配せず、意見や疑問を表明できる環境が必要です。こうした状態を考えるうえで重要になるのが、心理的安全性です。

心理的安全性を高めるためには、発言を遮らない、失敗や疑問を責めない、役職に関係なく意見を聞くといったルールが役立ちます。また、発言が少ない人に無理に意見を求めるのではなく、考える時間を設けてから意見を募る方法もあります。

AIの活用で会議のルール運用を効率化する

属人化を抑える方法の一つが、AIファシリテーションツール「AIファシリ」の活用です。AIファシリは、決めたルールに沿った会議運営を効率化できます。 

※「AI ファシリ^TM」は、株式会社トライフォースの商標です。

会議前のアジェンダ作成や論点整理を支援する

会議を効率よく進めるには、事前に目的やゴールを整理し、議論する内容を明確にしておく必要があります。しかし、過去の議事録や関連資料を確認しながらアジェンダを作成する作業には、一定の時間がかかります。

AIファシリを活用すれば、会議の目的や過去の議論、関連資料などをもとに、アジェンダ作成や論点整理を支援できます。例えば、継続している課題を整理したり、今回の会議で確認すべき事項を洗い出したりするといった使い方が可能です。

会議中の発言や論点を整理する

会議中は、議論を進めながら発言内容を把握し、話が本筋から外れた場合には軌道修正する必要があります。参加者が多い会議では、発言を追いながら複数の論点を整理することは容易ではありません。

AIファシリを活用すると、会議中の発言や議論の流れを整理し、現在話し合われている論点を把握するための支援ができます。議論が別のテーマに広がった場合にも、論点を整理することで、本来話し合うべき内容を見失いにくくなるでしょう。

会議後の議事録作成やアクション整理に活用する

AIファシリを会議後にも活用すれば、会議の録音や文字起こしデータなどをもとに、議論の要点や決定事項の整理を支援できます。さらに、誰が何を担当するのか、いつまでに対応するのかといったアクション項目を抽出すれば、会議後の業務にもつなげやすくなります。

例えば、会議の最後に決定事項と次のアクションを確認するというルールとAIファシリを組み合わせれば、会議中の議論から会議後の共有までを効率化できます。AIが作成した内容は人が確認し、誤りや認識のずれを修正したうえで共有しましょう。

このように、AIファシリテーターを会議前・会議中・会議後の各工程で活用すると、会議運営を特定の人の経験やスキルだけに依存しにくくなります。会議のルールを整備することにAIを活用することで、個人任せだった会議運営を組織的な仕組みに変え、継続的な業務改善につなげられます。

まとめ

会議の効率が上がらない場合は、参加者個人の能力だけでなく、会議のルールが定まっていないことにも目を向ける必要があります。目的やゴール、時間、役割、発言方法、決定事項などの基本ルールを共有しておけば、会議の進め方を統一しやすくなり、特定の担当者に依存する状態も防ぎやすくなります。

また、グランドルールを設けて、意見を否定するだけで終わらせず理由や代案を示すなど、参加者が発言しやすい環境を整えることも重要です。ルールは一度決めて終わりではなく、会議を振り返りながら自社の課題に合わせて見直しましょう。

さらに、AIファシリを活用すれば、アジェンダ作成や論点整理、議事録作成、アクション項目の整理などを支援できます。会議のルールとAIを組み合わせ、属人化しにくい運用へと改善していくことが、継続的な業務効率化につながります。