会議DXとは？進め方やメリットや会議効率化AI活用を解説

会議のたびに資料を準備したり、日程を調整したり、終了後に議事録をまとめたりと、気づかないうちに多くの時間を費やしている企業は少なくありません。会議そのものを短くしても、前後の作業に手間がかかれば、業務全体の効率化にはつながりにくいでしょう。 

そこで重要になるのが、会議をDXの観点から見直すことです。Web会議やペーパーレス化といった部分的なデジタル化だけでなく、準備から議論、意思決定、情報共有までの流れを見直すことで、会議の進め方そのものを変えられます。 

この記事では、会議DXの基本的な考え方やメリット、具体的な進め方を解説します。さらに、会議全体を支援するAI ファシリテーションツール「AIファシリ」の活用方法にも触れます。 

会議DXとは？デジタル技術で会議を変革する考え方

会議DXとは、デジタル技術を活用して会議に関わる業務や進め方を見直し、会議そのものをより効率的かつ有意義なものへ変えていく取り組みです。 会議の準備から議論、意思決定、終了後の情報共有まで、一連のプロセスを対象として改善していくことが重要です。 

会議DXとは会議のプロセスをデジタルで変えること

会議では、開催日時の調整や資料の作成、参加者への共有など、実際の議論以外にも多くの作業が発生します。さらに、会議終了後には議事録の作成や決定事項の共有、担当者へのタスク割り当てなども必要です。こうした業務を個別に効率化するだけではなく、全体の流れをデジタル技術によって見直すのが会議DXです。 

例えば、スケジュール調整をオンライン化するだけでなく、会議の目的に合わせてアジェンダを作成したり、過去の情報を参照しながら議論を進めたりする方法があります。会議中の発言や決定事項をデータとして残し、その後の業務に活用することも可能です。 

会議のオンライン化やペーパーレス化との違い

会議DXと聞くと、Web会議システムの導入や紙資料のペーパーレス化を思い浮かべるかもしれません。これらも会議をデジタル化する取り組みの一つですが、それだけで会議DXが実現するわけではありません。 

例えば、紙の資料をPDFに置き換えても、資料を作成する手順や会議での情報共有方法が従来のままであれば、業務全体の負担は大きく変わらない可能性があります。オンラインで会議を開催できるようになっても、目的が曖昧なまま長時間の会議を続けていれば、十分な効果は得られないでしょう。

会議DXでは、デジタル技術の導入を目的にするのではなく、現在の会議にどのような課題があるのかを把握したうえで、必要な仕組みを取り入れます。デジタル化を手段として活用し、会議の効率だけでなく、意思決定やその後の業務まで改善する点が大きな違いです。 

会議をDXする3つのメリット

会議DXを進めることで、会議にかかる時間を短縮できるだけでなく、情報共有や意思決定のスピード向上も期待できます。ここでは、会議DXによって得られる主な3つのメリットを紹介します。 

会議の準備や進行にかかる時間を削減できる

会議では、開催日時の調整や参加者への連絡、資料の作成・共有など、議論が始まる前からさまざまな作業が発生します。参加者が多い場合は日程調整だけでも時間がかかり、資料を印刷して配布する場合には準備の負担も増えます。会議終了後にも議事録の作成や決定事項の共有などが必要です。 

こうした作業にデジタル技術を取り入れることで、会議に付随する業務を効率化できます。たとえば、オンラインでスケジュールを共有すれば、参加者それぞれに都合を確認する手間を減らせます。資料もクラウド上で共有しておけば、印刷や配布の作業は必要ありません。 

情報共有を効率化し意思決定を早められる

会議の参加者が必要な情報を十分に把握できていないと、会議中に資料を確認する時間が増えたり、同じ内容を説明する場面が多くなったりします。結果として議論が進まず、重要な判断が次回の会議に持ち越されることもあります。 

会議DXでは、必要な資料や過去の議事録などをデジタル上で管理し、関係者が必要な情報を確認しやすい環境を整えられます。会議の前に資料やアジェンダを共有しておけば、参加者があらかじめ内容を確認したうえで議論に参加することも可能です。 

また、会議中に共有された情報や決定事項をリアルタイムで記録すれば、認識のずれを防ぎやすくなります。誰が何を担当するのかといった情報もその場で整理できれば、会議後の確認にかかる時間も抑えられるでしょう。 

会議の情報を蓄積して業務改善に活用できる

会議で交わされた発言や決定事項は、企業にとって重要な情報です。しかし、紙の議事録や個人のメモだけで管理していると、後から必要な情報を探すことが難しくなります。担当者が変わった場合に、過去の経緯を把握しにくくなることも考えられます。 

会議DXによって議事録や資料、決定事項などをデジタルデータとして蓄積すれば、過去の情報を検索・参照しやすくなります。以前の会議でどのような判断をしたのか、どのような課題が残っているのかを確認できれば、同じ議論を繰り返すことも防ぎやすくなります。 

さらに、複数の会議で蓄積された情報を分析すれば、会議そのものの改善にもつなげられます。例えば、特定の議題に時間がかかっていることや、決定事項が実行に移されていないケースなどを把握できれば、会議の進め方を見直すきっかけになります。 

会議DXは会議のプロセス全体で考える

会議DXの効果を高めるには、会議の一連の流れを見直すことが大切です。ここではそのプロセスをそれぞれ紹介します。

会議前は日程調整や資料作成、アジェンダを効率化する

会議を開催するまでには、参加者のスケジュール確認や会議室の確保、資料の作成・共有など、多くの準備が必要です。特に参加者が多い会議では、日程調整だけでも担当者の負担になりやすく、資料の修正が重なると準備に時間がかかります。 

会議DXでは、スケジュール管理ツールなどを活用して日程調整を効率化したり、クラウド上で資料を共有したりすることで、準備にかかる手間を減らせます。また、会議の目的や過去の議論を踏まえてアジェンダを整理しておけば、当日に何を話し合うのかを参加者間で共有しやすくなります。 

会議中は情報共有や議論、意思決定を支援する

会議中は、参加者が必要な資料を確認しながら意見を出し、議論を整理して結論を導くことが求められます。しかし、資料を探す時間が発生したり、発言が一部の参加者に偏ったりすると、予定していた時間内に議論を終えられない場合があります。 

そこで、会議中もデジタル技術を活用し、資料や関連情報をすぐに確認できる環境を整えます。オンライン上で参加者が同じ資料を確認したり、リアルタイムで情報を書き込んだりすれば、認識を共有しながら議論を進めやすくなります。 

会議後は議事録やタスクを次の業務につなげる

会議が終わった後も、議事録の作成や決定事項の共有、担当者へのタスクの割り当てなど、対応すべき業務が残ります。ここで情報共有が遅れると、せっかく会議で決めた内容が実際の業務に反映されるまで時間がかかってしまいます。 

会議DXでは、会議中に記録した情報をもとに議事録を作成し、決定事項や今後の対応を整理する仕組みを整えます。AIによる文字起こしや要約を活用すれば、議事録作成の負担軽減も期待できます。  

会議データを蓄積して次の会議に活用する

会議で作成した資料や議事録、決定事項などを継続的に蓄積すれば、過去の議論を次回の会議に活用できます。以前にどのような判断をしたのか、どのような課題が残っているのかを確認できれば、同じ内容を一から説明する必要がなくなります。 

また、過去の会議データを参照することで、前回の決定事項がどこまで進んでいるのかを確認したうえで、次の議論を始めることも可能です。会議ごとに情報を分断させず、継続的に利用できる状態にすることがポイントです。 

会議DXを進める4つのステップ

会議DXは、現在の会議にどのような課題があるのかを把握し、適したデジタル技術を取り入れることが大切です。ここでは、会議DXを進める際の基本的な4つのステップを紹介します。 

Step1：現在の会議プロセスと課題を整理する

まずは、現在どのような流れで会議を行っているのかを整理します。日程調整、資料作成、アジェンダの準備、会議中の進行、議事録作成、決定事項の共有など、工程ごとに確認すると課題を見つけやすくなります。 

例えば、日程調整に時間がかかっているのか、資料の共有が遅れているのか、議事録作成に負担が集中しているのかによって、必要な対策は異なります。会議に参加している社員から意見を集めることも、現状を把握する上で有効です。 

Step2：会議DXで実現したい目的を決める

課題を整理したら、デジタル技術を活用して何を実現したいのかを明確にします。目的が曖昧なままツールを選ぶと、便利そうな機能を導入すること自体が目的になり、期待した効果を得られない可能性があります。 

例えば、会議の準備時間を削減したい、意思決定を早めたい、議事録作成の負担を減らしたいなど、具体的な目標を設定しましょう。複数の課題がある場合は、業務への影響が大きいものから優先順位をつけることも重要です。 

Step3：目的に合ったツールやシステムを選ぶ

目的が決まったら、課題の解決に適したツールやシステムを検討します。Web会議システムやスケジュール管理ツール、クラウド型の資料共有サービス、議事録作成を支援するAIなど、会議DXに活用できるデジタル技術は様々です。 

また、複数のツールを導入すると情報が分散することもあるため、会議前から会議後までの流れを考え、既存の業務とのつながりを確認することも大切です。

Step4：効果を検証して継続的に改善する

ツールを導入した後は、会議DXによってどの程度の変化があったのかを確認します。導入前と比べて会議の準備時間が短くなったか、議事録作成の負担が減ったか、意思決定までの時間が変わったかなど、目的に応じた指標を設定しておくと効果を把握しやすくなります。 

会議DXは一度導入して終わるものではなく、データや現場の声をもとに改善を重ねることが重要です。小さく始めて効果を確認しながら対象範囲を広げる方法も、社内に定着させる上で有効です。 

会議DXをAIファシリテーターでさらに効率化

会議DXを進めるうえでは、ツールによる作業の効率化だけでなく、会議そのものの質を高める視点も重要です。そこで活用したいのがAI ファシリテーションツール「AI ファシリ」です。 ここではAIファシリについて解説します。

AIファシリとは会議全体を支援するAI ファシリテーター

AIファシリとは、AIを活用して会議の進行や議論を支援する仕組みを指します。従来の会議では、ファシリテーターが議題を整理したり、参加者の発言を確認したり、議論が本筋から外れた際に軌道修正したりする必要がありました。 

AIファシリを活用すれば、こうした作業の一部をAIに任せられます。たとえば、会議の内容をリアルタイムで把握しながら発言や論点を整理したり、議論の状況を可視化したりすることが可能です。 

AIファシリテーターとは？｜会議を変える新しいマネジメント手法を解説

議論を可視化してファシリテーションを支援する

会議では、参加者の発言が増えるほど論点が複雑になり、現在何について議論しているのか分かりにくくなることがあります。また、一部の参加者に発言が偏ったり、複数の論点が同時に進んだりすると、結論をまとめるまでに時間がかかるケースもあります。 

AIファシリを活用すると、会議中の発言や議論の内容を整理し、論点や意見を把握しやすくできます。ファシリテーターがすべてを手作業で記録する必要がなくなるため、参加者の発言を確認しながら議論を進めることにもつながります。 

会議から得た情報を次のアクションにつなげる

会議で決定事項がまとまっても、その内容が実際の業務に反映されなければ、会議の成果を十分に活かせません。誰が何を担当するのか、いつまでに対応するのかといった情報を整理し、会議後の行動につなげることが重要です。

AIファシリを活用すれば、会議で出た意見や決定事項を整理し、次に取り組むべき内容を把握しやすくできます。議論の内容を単なる記録として残すのではなく、タスクや今後の検討事項など、具体的なアクションにつなげることが可能です。

まとめ

会議DXは、Web会議やペーパーレス化などのツールを導入するだけではなく、会議前の準備から会議中の議論、会議後の情報共有まで、プロセス全体を見直す取り組みです。まずは現在の会議にある課題を整理し、目的を明確にした上で、自社に適したツールやシステムを導入しましょう。

また、会議DXをさらに進める方法として、AIファシリテーションツール「AI ファシリ」の活用も選択肢の一つです。議論の整理や可視化、決定事項の把握などをAIに支援してもらうことで、参加者は議論や意思決定に集中しやすくなります。

会議の時間を短縮することだけを目的とせず、会議で生まれた情報を次の業務や意思決定につなげる視点を持つことが、会議DXを成功させるポイントです。