ChatGPTで議事録を効率化！プロンプトと会議活用法

会議が終わるたびに、録音や文字起こしを見返しながら議事録をまとめる作業に時間を取られていませんか？ChatGPTを使えば、会議の文字起こしから要点を整理し、議事録の作成にかかる負担をAIによって減らせます。ただし、入力した内容をそのまま要約させるだけでは、決定事項やToDoが抜けることもあります。

この記事では、ChatGPTを代表例にしたAIによる会議効率化として、議事録を作成する具体的な手順や、用途に合わせたプロンプト例をご紹介します。

さらに、AIによる議事録作成だけでは解決しにくい会議中の論点整理や進行の課題にも触れます。読み終える頃には、ChatGPTを議事録作成に活用する方法を理解し、会議後の作業を効率化できるようになるでしょう。

ChatGPTで議事録を作成する方法

ChatGPTなどのAIによる議事録を作成するには、会議の文字起こしを用意し、内容に合わせた指示とともに入力するのが基本です。生成された内容を確認・修正したうえで、共有しやすい形式に整えれば、議事録作成の負担をAIによって減らすことができます。

Step1：会議の文字起こし・トランスクリプトを用意する

まず、会議の音声を文字起こししたデータやトランスクリプトを用意します。録音した音声を文字起こしツールでテキスト化するほか、オンライン会議などで取得したトランスクリプトを利用する方法もあります。

文字起こしの段階で誤認識や発言者の取り違えが多いと、ChatGPTが作成する議事録にも影響します。可能であれば、会議の日時や参加者、議題なども別で整理しておくと安心です。ChatGPTに渡す情報が正確かつ整っているほど、議事録の品質もよくなります。

Step2：文字起こしをChatGPTなどのAIに入力する

次に、用意した文字起こしやトランスクリプトをChatGPTに入力し、議事録の作成を依頼します。このとき、単に要約を求めるのではなく、どの項目を議事録に含めたいのか具体的に指示（プロンプト）することが大切です。

例えば、会議の概要に加えて、議論した内容、決定事項、未決定事項、ToDoなどを整理するよう指定します。出力形式を箇条書きや表に指定することも可能です。具体的なプロンプトについては、後の章で紹介します。

Step3：生成された議事録を確認・修正する

ChatGPTなどのAIが作成した議事録は、そのまま社内で共有するのではなく、内容を確認しましょう。文字起こしに誤りがある場合や、会話の流れからChatGPTが内容を誤って解釈した場合、議事録にも誤った情報が含まれる可能性があります。

特に、決定事項や担当者、期限などは念入りに確認する必要があります。必要に応じてChatGPTに追加の指示を出し、内容を整理し直すのも一つの方法です。最終的な内容は、人の目で確認してから確定させましょう。

Step4：議事録を共有しやすい形に整える

内容の確認が終わったら、社内で共有しやすい形式に整えます。会議名や日時、参加者、議題を冒頭にまとめ、その後に議論の概要や決定事項、ToDoなどを配置すると、必要な情報を探しやすくなります。

ChatGPTに、社内で使っている議事録の形式に合わせて整形するよう指示することもできます。例えば、決定事項とToDoを表形式にするなど、読む人が短時間で内容を把握できる構成にすると、会議後の情報共有もスムーズになります。

ChatGPTで議事録を作るプロンプト例

ChatGPTで議事録を作成する際は、目的に応じて指示する内容を変えると、必要な情報を整理しやすくなります。ここでは、基本的な議事録の作成から要点、決定事項、未決定事項の整理まで、用途別に使えるプロンプトを紹介します。

基本的な議事録を作成するプロンプト

まずは、会議の内容を全体的に整理して議事録にまとめたい場合のプロンプトです。会議の文字起こしを入力したうえで、必要な項目を指定すると、情報を整理しやすくなります。プロンプトの例は以下の通りです。

以下の会議の文字起こしをもとに、議事録を作成してください。
【会議情報】
・会議名：
・日時：
・参加者：
・議題：
【議事録に含める項目】
・会議の概要
・議論した内容
・決定事項
・未決定事項
・Todo（担当者・期限を含む）
内容を項目ごとに整理し、簡潔にまとめてください。
文字起こしにない情報は推測で補わず、不明なものは「不明」と記載してください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしを貼り付ける）

会議の概要だけでなく、決定事項やToDoまで含めることで、後から議事録を見返した際に必要な情報を確認しやすくなります。担当者や期限が文字起こしから判断できない場合は、無理に補完させないことも重要です。

会議の要点を簡潔にまとめるプロンプト

参加者への共有や欠席者への報告など、会議の内容を短時間で把握できる形にしたい場合は、要点に絞って整理する方法が向いています。プロンプトは以下の通りです。

以下の会議の文字起こしをもとに、重要な内容だけを簡潔にまとめてください。
次の項目に分けて整理してください。
・会議の目的
・主な議論
・重要な意見
・決定事項
・今後の対応
各項目は簡潔にまとめ、重複する内容は省いてください。
会議中に明確な結論が出ていない内容は、決定事項として扱わないでください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしを貼り付ける）

長い文字起こしをそのまま読むのではなく、会議で何が話し合われ、どのような結論になったのかを把握したいときに便利です。議事録を詳細に残す必要がない定例会議などでは、こうした簡潔な形式も使いやすいでしょう。

決定事項やToDoを整理するプロンプト

会議後の対応を明確にしたい場合は、決定事項とToDoを分けて抽出するプロンプトが役立ちます。特に、複数の担当者が関わるプロジェクトでは、次の行動を一覧で確認できる形にすると便利です。プロンプトの例は以下の通りです。

以下の会議の文字起こしから、決定事項とTodoを抽出してください。
【決定事項】
・会議で正式に決まった内容のみ記載してください。
・決定に至っていない意見や案は含めないでください。
【Todo】
以下の形式で整理してください。
・タスク：
・担当者：
・期限：
担当者や期限が明確でない場合は不明としてください。
文字起こしに記載されていない内容を推測して追加しないでください。
最後に、会議中に保留となった事項があれば未決定事項として整理してください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしを貼り付ける）

議事録では、議論された内容と決定事項を混同しないことが大切です。ChatGPTに判断基準をあらかじめ伝えておけば、単なる発言の要約ではなく、会議後に確認すべき情報を整理できます。

議論や未決定事項を整理するプロンプト

結論だけでなく、そこに至るまでの議論や、まだ判断が必要な事項を確認したい場合に使えるプロンプトです。意思決定の経緯を残しておきたい会議にも適しています。プロンプトの例は以下の通りです。

以下の会議の文字起こしをもとに、議論の内容と未決定事項を整理してください。
次の形式でまとめてください。
【論点】
・何について議論したのか
【主な意見】
・参加者から出た主な意見や提案
・意見が対立した場合は、それぞれの主張
【議論の経緯】
・どのような理由や意見をもとに議論が進んだのか
【決定事項】
・最終的に決まった内容
【未決定事項】
・結論が出なかった内容
・今後判断するために必要な事項
文字起こしにない情報は推測せず、発信内容に基づいて整理してください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしを貼り付ける）

決定事項だけを抜き出す場合と比べて、議論の背景まで把握しやすくなるのが特徴です。後日、同じ議題を再検討するときにも、前回どのような意見が出ていたのかを確認できます。

ChatGPTで議事録を作成するときのコツ

ChatGPTで議事録を作成するときは、必要な情報を具体的に指定することが大切です。発言者や決定事項を明確にしたうえで、生成された内容を確認すれば、抜け漏れや認識違いを減らしやすくなります。

議事録に必要な項目をあらかじめ指定する        

ChatGPTに議事録を作成してもらう際は、記載してほしい項目をあらかじめ指定しましょう。単に会議内容の要約を依頼すると、重要な情報が省略される可能性があるためです。

例えば、会議名や日時、参加者、議題に加えて、議論の概要、決定事項、未決定事項、ToDoなどを指定します。目的に応じて、次回までの課題や確認事項を加えてもよいでしょう。必要な項目を明確にしておけば、毎回同じ形式で議事録を作成しやすくなり、修正にかかる手間も抑えられます。

発言者や決定事項を明確にする

議事録の内容を正確にするには、誰が発言したのか、何が決まったのかを区別することも重要です。文字起こしに発言者の名前が含まれている場合は、その情報を残したままChatGPTに入力しましょう。

また、会議中に出た提案や意見と、正式に決定した内容を混同しないよう、プロンプトで区別するよう指示するのも有効です。特に担当者や期限を伴うToDoは、誤りがあるとその後の業務に影響するため、発言内容と照らし合わせながら確認する必要があります。

出力された内容を人が確認する

ChatGPTが生成した議事録は、完成した文章としてそのまま扱わず、最後に人が確認しましょう。文字起こしの誤りや文脈の取り違えによって、実際の発言とは異なる内容が含まれる可能性があるためです。

特に確認したいのは、決定事項、担当者、期限、数値、固有名詞などです。事実関係に誤りがないかを元の文字起こしと照らし合わせ、必要に応じて修正します。ChatGPTへの指示を工夫することで作業を効率化しながらも、最終的な内容の確認は人が行うことが大切です。

ChatGPTの議事録作成だけでは解決しにくい会議の課題

ChatGPTなどのAIを使えば、会議後の議事録作成にかかる時間を減らせます。一方で、会議中に発生する議論の脱線や発言の偏りなどは、AIによる議事録を作成では解決できません。

ここでは解決しにくい会議の課題を解説します。

議論が脱線して論点がまとまらない

会議では、当初の議題から話がそれたり、一つの話題から別の論点に広がったりすることがあります。参加者が活発に意見を出しているように見えても、目的と関係の薄い議論が続けば、限られた時間を有効に使えません。

ChatGPTで議事録を作成すれば、こうした議論も後から整理できます。しかし、会議中に話題がそれること自体を防いだり、その場で本来の論点に戻したりすることは、議事録作成とは別の課題です。会議を効率よく進めるには、現在の論点や次に話し合うべき内容を整理しながら進行することが求められます。

会議中に意見や発言が偏ってしまう

参加者によって発言量に差が出ることも、会議で起こりやすい問題の一つです。一部の参加者だけが話し続けると、ほかのメンバーから意見が出にくくなり、十分な検討ができないまま議論が進む可能性があります。

議事録では誰がどのような意見を出したのかを記録できますが、発言の偏りそのものを解消するものではありません。会議中に発言が少ない参加者へ意見を求めたり、異なる視点が必要な場面で問いかけたりするなど、進行面での働きかけが必要になります。

決定事項が曖昧なまま会議が終わる

議論を重ねたものの、何を決定したのか、誰が次に何をするのかが明確にならないまま会議が終了するケースもあります。後から議事録を確認しても、そもそも会議中に結論が出ていなければ、決定事項を補うことはできません。

ChatGPTは文字起こしされた内容から決定事項やToDoを整理するのに役立ちますが、会議中に結論を出す役割まで担うものではありません。決定すべき事項を整理し、結論が出ていない議題を確認しながら進めるなど、会議中の進行そのものを支援する仕組みも重要です。

会議の進行を含めた支援にはAI ファシリが活用できる

会議中の論点整理や進行まで効率化したい場合は、AIファシリテーターの活用も選択肢です。会議前の準備から会議中の進行、終了後のタスク整理まで支援することで、会議全体の効率化につなげられます。

AI ファシリとは？

AI ファシリとは、株式会社トライフォースが提供するAIを活用して会議の進行や論点整理を支援するAI ファシリテーターです。一般的な議事録AIでは会議後の情報整理が中心ですが、AI ファシリでは、会議前・会議中・会議後の全ての段階を一気通貫で支援します。

※「AIファシリ^®」は、株式会社トライフォースの商標です。

※「AIファシリ^®」は、株式会社トライフォースの商標です。

会議前には、会議のゴールをもとにアジェンダや進行を整理します。会議中は発言や時間、論点を把握し、議題からの脱線などを検知して軌道修正を促します。会議後には、議事録の作成だけでなく、決定事項から担当者や期限を整理してタスクにつなげることも可能です。

このように、AI ファシリは会議の記録だけでなく、意思決定や実行まで含めて会議を支援する点に特徴があります。

議事録AIとAI ファシリテーターの違い

ChatGPTなどが代表される議事録AIとAI ファシリテーターの大きな違いは、支援する範囲にあります。ChatGPTのプロンプトは、文字起こしされた内容の要約や決定事項、ToDoの整理など、主に会議後の情報整理に活用できます。

一方、弊社が提供するAI ファシリテーター「AI ファシリ^®︎」は会議前のアジェンダ設計や、会議中の論点整理・脱線検知、会議後のタスク管理まで一連の流れを支援します。

目的に応じて使い分けることで、会議後の作業だけでなく、会議そのものの効率化も目指すことが可能になります。

AIファシリテーターとは？｜会議を変える新しいマネジメント手法を解説

まとめ

ChatGPTなどのAIを活用すれば、会議の文字起こしやトランスクリプトをもとに、議事録の作成を効率化できます。プロンプトによって必要な項目を指定することで、要点や決定事項、ToDoなども整理しやすくなります。ただし、生成された内容には誤りが含まれる可能性があるため、最終的には人が確認することが大切です。

また、議事録AIだけでは、会議中の脱線や発言の偏り、決定事項が曖昧になるといった課題までは解決できません。会議の進行や論点整理まで効率化したい場合は、AI ファシリの活用も選択肢です。目的に合わせてChatGPTやAI ファシリを使い分け、会議後だけでなく会議そのものの効率化につなげることができます。